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La planificación
- Definición
- Características de la planificación
- Ventajas de la planificación
- Desventajas de la planificación
- Principios de de la planificación
- Principios de la administración
aplicados en la planificación.
- Importancia de la planificación
- Tipos de planes
- Bibliografía
DEFINICIÓN:
La
planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros
de la administración:
"La
planificación es seleccionar información y hacer suposiciones
respecto al futuro para formular las actividades necesarias
para realizar los objetivos organizacionales."
"La
planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre
y dar mas consistencia al desempeño de la empresa."
"La
planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan
cosas que de otro modo no sucederían"
La
planificación es la primera función administrativa porque
sirve de base para las demás funciones. Esta función determina
por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse
y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo
teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza
por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios
para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como,
cuando y en que orden debe hacerse.
Las
premisas de la planificación.
CARACTERÍSTICAS
DE LA PLANIFICACIÓN:
Las
características más importantes de la planificación son las
siguientes:
- La
planificación es un proceso permanente y continuo: no se
agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente
en la empresa.
- La
planificación está siempre orientada hacia el futuro: la
planificación se halla ligada a la previsión.
- La
planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones:
al establecer esquemas para el futuro, la planificación
funciona como un medio orientador del proceso decisorio,
que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre
inherente en cualquier toma de decisión.
- La
planificación busca seleccionar un curso de acción entre
varias alternativas: la planificación constituye un curso
de acción escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales.
- La
planificación es sistemática: la planificación debe tener
en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe
abarcar la organización como totalidad.
- La
planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se
suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el
proceso administrativo.
- La
planificación es una técnica de asignación de recursos:
tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación
de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según
se haya estudiado y decidido con anterioridad.
- La
planificación es una técnica cíclica: la planificación se
convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida
que va ejecutándose, la planificación permite condiciones
de evaluación y medición para establecer una nueva planificación
con información y perspectivas más seguras y correctas.
- La
planificación es una función administrativa que interactúa
con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones
– organización, dirección y control – sobre las que influye
y de las que recibe influencia en todo momento y en todos
los niveles de la organización.
- La
planificación es una técnica de coordinación e integración:
permite la coordinación e integración de varias actividades
para conseguir los objetivos previstos.
- La
planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye
una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios
e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados
con anticipación y debidamente programados para el futuro.
VENTAJAS
DE LA PLANIFICACIÓN
Existen
muchas ventajas para la planificación que deben estimular
a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización.
Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
- Requiere
actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las
actividades hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de los esfuerzos.
- Señala
la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda
al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar
los campos clave para posible una posible participación.
- Contesta
a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten
al que hace la planificación, a través de una complejidad
de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
- Proporciona
una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse
que la planificación esta dando los resultados buscados.
- Estimula
la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel
y formular un plan proporciona al que hace los planes la
orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
- Obliga
a la visualización del conjunto. Esta comprensión general
es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones
de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada
actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
- Aumenta
y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace
un mejor uso de lo que se dispone.
- Ayuda
al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda
al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.
DESVENTAJAS
DE LA PLANIFICACION
Por
otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de
la planificación.
- La
planificación está limitada por la exactitud de la información
y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada
por la corrección de las premisas utilizadas como sub-secuentes.
Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan
cambian en forma significativa, puede perderse gran parte
del valor del plan.
- La
planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo
de la planificación excede a su contribución real. Creen
que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo
físico que deba hacerse.
- La
planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual
es que las personas tienen más en cuenta el presente que
el futuro.
- La
planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la
planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de
ejecutar su trabajo.
- La
planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones
súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al
momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando
sobre la situación y diseñando un plan.
- La
planificación es exagerada por los planificadores. Algunos
críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden
a exagerar su contribución.
- La
planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman
que la planificación no solo es demasiada teórica.
PRINCIPIOS
DE LA PLANIFICACIÓN
Los
principios de la planificación más importantes son los siguientes:
- Principio
de la contribución a objetivos – el objetivo de los panes
y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de
los objetivos de la organización, con interés particular
en alcanzar el objetivo principal.
- Principio
de la primacía de la planificación – la primera función
administrativa que desempeña la gerencia es la planificación,
que facilita la organización, la dirección y el control.
- Principio
de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia
– la planificación tiene su origen en la alta gerencia,
porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de
la organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por
la planificación.
- Principio
de la penetración de la planificación – la planificación
abarca todos los niveles de la empresa.
- Principio
de la eficiencia de operaciones por planificación – las
operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso
formal de planificación que abarca objetivos, estrategias,
programas, políticas, procedimientos y normas.
- Principio
de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación
debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto,
debe haber flexibilidad en los planes de la organización.
- Principio
de sincronización de la planificación – los planes a largo
plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo,
los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par
alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la
organización.
- Principio
de los factores limitantes – la planificadores deben tomar
en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero,
máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando
elaboren los planes.
- Principio
de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias
viables consiste en relacionar los productos y servicios
de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades
de los consumidores.
- Principios
de programas eficaces – para que los programas sean eficaces
deben ser una parte esencial de la planificación a corto
y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación
estratégica, táctica y operacional.
- Principios
de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos
de la organización; mediante estas es posible relacionar
objetivos con funciones, factores físicos y personal de
la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y
suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
de políticas superiores.
PRINCIPIOS
DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA PLANIFICACIÓN
En
su enfoque prescritivo y normativo, los autores clásicos y
neoclásicos defienden la aplicación de principios universales
que deben ser el norte de la planificación. Estos principios
se refieren a la mejor manera de realizar la planificación.
Entre los innumerables principios señalados por los diversos
autores destacan dos:
- Principio
de la definición del objetivo: la planificación que comienza
luego de determinar la idea de lo que pretende realizar,
o de la fijación del objetivo que se pretende alcanzar,
se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la planificación
es determinar quien, cuando y como se alcanzara la idea
o el objetivo.
- Principio
de la flexibilidad de planificación: la planificación no
termina con el comienzo de la actividad que se pretende
llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las
actividades que no están en funcionamiento como a las que
si lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que
su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no
previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.
IMPORTANCIA
DE LA PLANIFICACIÓN
En
los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones
reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento
y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes
definen eficientemente la misión de su organización estarán
en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus
actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a
ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante
cambio.
Supone
un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación.
Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características
de alta prioridad.
Es
una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia
debe participar activamente ya que ella desde su punto de
vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar
todos los aspectos de la organización. Además se requiere
adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación
en niveles más bajos.
Propicia
el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre
que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias
que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene
una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir
y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo
los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve
la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo
no productivo y se obtiene una identificación construtiva
de los problemas y las potencialidades de la empresa.
Por
ultimo, cabe destacar que la planificación es la primera función
del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena
planificación conlleva a tener una buena organización, dirección
y control de la empresa lo cual se traduce en una administración
cien por ciento efectiva.
TIPOS
DE PLANES
El
plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato,
es el evento intermedio entre el proceso de planificación
y el proceso de implementación del mismo. El propósito de
los planes se encuentra en: La previsión, la programación
y la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los
planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo
(secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona).
Entre
los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó metas, políticas,
procedimientos, métodos, programas y presupuestos. Al respecto,
algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes,
las más importantes son las políticas y los programas, dentro
de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.
Son
los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales
se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno
de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular
los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia
el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los
objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación
a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre
otros.
Un
departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes
a los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no
por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización.
Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso
de planeación al igual que el resto de los planes.
Son
planes en la medida en que constituyen reglas o normas que
permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se
tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores
deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como
políticas una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran
con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y
precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto.
Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo
de administración, en las cuales se basaran las políticas
de los departamentos
Todas
estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir
asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al
alcance los objetivos. Al igual que hay diversos tipos de
objetivos, también los hay de políticas, entre ellas tenemos:
políticas de promoción interna, de competir con base en los
precios, políticas en publicidad o políticas departamentales,
como el contratar los ingenieros egresados de las universidades
o impulsar la participación de los empleados para contribuir
con la cooperación.
Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:
- Cuando
se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión
de quienes a aplicarlos.
- Las
políticas deben declararse por escrito.
- Debe
ser difundidos y revisadas periódicamente, la interpretación
de estas debe ser uniforme en toda la organización.
- Existen
políticas sobre producción, finanzas, relaciones públicas,
etc.
- Existen
políticas relacionas con planeación, control, organización,
favorecen, la coordinación y el trabajo en equipo, las consultas
sobre asuntos fundamentales y la elaboración de criterios
e iniciativa pero dentro de unos limites.
Son
planes por que establecen un método o forma habitual para
manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados
con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción
mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse
ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden
a planes operacionales y se representan a través de flujo
gramas.
¿Cómo
se relacionan los procedimientos y los planes?
Ilustrativamente
podemos explicar esta relación apelando a otro ejemplo más
de Koontz:
La
política de la compañía X concede vacaciones a los empleados,
los procedimientos establecidos para llevar acabo esta política
deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones
en el trabajo, establecer salarios de vacaciones y proveer
los medios para que soliciten sus vacaciones, etc.
Es
importante recordar que los procedimientos sobrepasan la línea
departamental, es decir, que pasan del departamento de producción
al departamento de ventas, al de finanzas, etc.
El
método es fundamental para toda acción, el cual puede definirse
como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada
con consideración adecuada del al objetivo, instalaciones
disponibles y gastos totales de tiempo, dinero y esfuerzo.
Un
método trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento
y específica como se va ejecutar este paso. Por lo general
esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos
de un empleado que se dedica a una tarea especifica.
Constituye
un planteamiento de resultados esperados expresados en términos
numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través
de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.
Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros
o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar
relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones
o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control,
no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado
los planes.
Los
presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad
de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes
tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano
plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es
local y de corto plazo.
Son
planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación
que se da entre este último con las actividades que deban
llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto
de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos,
etc. Para ejecutar una acción específica, la programación
puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño
o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en
donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos,
etc.
Un
programa primario puede requerir muchos programas derivados
de la planeación de los negocios, por ejemplo es extraño encontrar
un programa que se sostenga a sí mismo, por lo general se
subordinan unos con otros, lo que hace muy difícil la planeación.
Es por esto que la planeación coordinada requiere de ciertas
habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos.
Es
aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto
aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde
se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desarrolla
un nuevo plan.
Son
aquellos planes que ya están establecidos, y se están ejecutando.
Estos
ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar
su de efectividad a trabes de otro función administrativa
el control y poder saber si se lograra cumplir con el objetivo,
en caso de presentar posibles fallas este podrá ser corregido.
Son
aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos
con anterioridad, por lo general son correcciones en pequeñas
fallas en los planes actuales. En estos planes se determina
las posibles fallas que no permitirían alcanzar los objetivos
establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.
Estos
planes hacen referencia a los que se establecen para lograr
un objetivo especifico en un momento especifico, es decir
aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea
única, que no se repetirá o por los menos no se repetirá en
un periodo de tiempo largo.
Son
los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados
en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica
por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por
el contrario comienza de nuevo, es una planificacion continua.
- SEGÚN
SU PERÍODO DE REALIZACION
Los
diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los
siguientes períodos:
También
llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada
planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano
plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los
relacionados con los niveles de producción específicos durante
el período no mayor a un año.
Incluye
el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados
por mercadotecnia.
Es
un subconjunto de la planificación a largo plazo.
Se
centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo,
pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años).
Los estados financieros pro forma en este período son más
detallados que aquellos para la planificación a largo plazo.
En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo
plazo de la organización al desarrollar planes financieros
más específicos. El resultado de este nivel de planeación
sirve como entrada para la planeación a corto plazo.
Se
relaciona primordialmente con la planificación financiera,
de manera que pueda colocar a la organización en la mejor
postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas
por la planificación a largo plazo.
Su
parte central está formada por las consideraciones estratégicas
en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos
nuevos para satisfacerlas. Una característica distintiva de
este tipo de planificación es el descubrir oportunidades,
y después desarrollar estrategias y programas efectivos para
capitalizar dichas oportunidades.
Se
concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes
externas e internas para proyectar la información relacionada
con la comercialización y distribución, técnica y de instalaciones,
financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza
con un entendimiento realista de los mercados, productos,
plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la
inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades
de ingeniería y habilidades y capacidades del personal
BIBLIOGRAFÍA
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- TERRY,
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- GOMEZ,
Guillermo. Planeación y organización de empresas.
Cuarta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana
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